Politica de Tratamiento de Datos

CAPITULO I GENERALIDADES

1.1 AMBITO DE APLICACIÓN

Las políticas y procedimientos consagrados en este manual se aplicarán a SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA , las mismas regirán y protegerán los Datos que se obtengan dentro de cualquier relación precontractual y contractual que se origine del desarrollo del objeto social dentro de todo el territorio Nacional y de conformidad con lo señalado en la ley 1266 de 2008, la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y demás normas que modifiquen o complementen el tratamiento de Datos.

1.2 DEFINICIONES

De acuerdo a lo señalado en la ley 1266 de 2008, 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, para efectos de las presentes políticas y para una mejor interpretación de las mismas, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

1. Autorización: consentimiento que de manera previa, expresa e informada, emite el titular de algún dato personal para que la compañía lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.

2. Titular: persona natural, cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la compañía.

3. Base de datos: conjunto de datos personales suministrados por el titular, determinados o determinables.

4. Dato personal: información que está vinculada a una persona. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados, privados y sensibles.

5. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

6. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

7. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

8. Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

9. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.

10. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

11. Dato sensible: aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.

12. Aviso de privacidad: documento físico o electrónico generado por el Responsable del tratamiento de datos que es puesto a disposición del titular, con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la Política de Manejo de Información y Datos Personales, forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

1.3 PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

De conformidad con lo señalado en el artículo 4 de la ley 1581 de 2012, y en el desarrollo del tratamiento de datos, interpretación, suministro y aplicación de la ley sobre protección de datos, se tendrán en cuenta los siguientes principios:

1.3.1 Legalidad: El Tratamiento de datos en una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen adiciones o complementen.

1.3.2 Finalidad: El Tratamiento de datos debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley y la cual es informada al titular.

1.3.3 Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular y propietarios de los datos. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización, debe mediar solicitud de autoridad judicial y/o administrativa para divulgarlos a la correspondiente autoridad judicial y/o administrativa

1.3.4 Veracidad o calidad: La información suministrada por el titular de los datos, debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

1.3.5 Transparencia: En el Tratamiento de datos debe garantizarse el derecho del Titular, a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos, clase de datos forma y canales para la corrección modificación de los datos, para lo cual recibirá la respuesta en los tiempos establecidos de atención.

1.3.6 Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos, se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley y demás normas que los modifiquen adicionen o complementen. Los datos personales, salvo la información pública, no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva.

1.3.7 Seguridad: La información suministrada por el titular de los datos, se manejará por SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA, con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

1.3.8 Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

CAPITULO II TRATAMIENTO DE DATOS

2.1 Clases de Datos De conformidad con lo señalado en la ley 1266 de 2008, la ley 1581, decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que se adicionan, modifican o complementan se ha clasificado los datos de acuerdo a las siguientes categorías en donde los datos privados y los sensibles y la información de los menores de edad, gozan de especial protección. En consecuencia se tiene:

1. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas las cuales no gozan de reserva y cualquier persona puede acceder a la información, sin requerimiento alguno. No se requiere autorización expresa del titular para su manejo y/o consulta.

2. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Se tiene como dato sensible, el que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, los cuales es facultad del titular autorizar o informar los datos, ante lo cual no es obligatoria el suministro de tal información, hecho que SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA informará previo al suministro de la información.

3. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.

4. Dato privado y/o personal: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. Los datos personales, para suministrarlos requiere autorización previa y advertencia de confidencialidad por quien lo llega a manejar. Solo se podrá solicitar y suministrar la información personal que se requiere de acuerdo al desarrollo del objeto social y relación contractual que se determinen en cada uno de los casos.

2.2. DATOS SUJETOS A TRATAMIENTO - DATOS PERSONALES En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad o requeridos conforme a la normatividad vigente y de acuerdo a la relación precontractual y contractual generada en el desarrollo del objeto social de SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA.

2.3. DERECHOS DEL PROPIETARIO DE DATOS En la presente política de manejo y protección de datos, SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA, determina que para el tratamiento por parte de cualquier área de la compañía de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA, sostenga relaciones precontractuales o contractuales y laborales, reconoce que el titular de los datos tiene los siguientes derechos que son de obligatorio cumplimiento:

1. Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar o suprimir sus datos personales en cualquier momento, para lo cual debe presentar su solicitud por escrito, previa identificación con nombre completo, documento de identificación, lugar, dirección y medio de notificación y el requerimiento específico de la solicitud, al email Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. o al domicilio de SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA Carrera 32 A # 4 A – 54 , primer piso Bogotá-Colombia, y la respuesta le será enviada en 10 días hábiles por SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA.

2. De acuerdo a la ley 1581 de 2012, según el art 15, donde se establece el proceso de reclamación, si su solicitud llega incompleta, SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA, le requerirá dentro de los siguientes 5 días hábiles para que modifique, adicione o complemente la solicitud, si transcurridos 2 meses no se obtiene la información solicitada, se entiende que ha desistido.

3. Derecho a solicitar en cualquier momento, por el procedimiento y los canales mencionados, una prueba de la autorización otorgada a SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA.

4. Derecho a ser informado por SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos, solicitud que se realizará por los canales establecidos, tales como correo electrónico a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. o mediante medio escrito a La carrera 32 A # 4 A- 54 Primer piso,  Bogotá-Colombia.

5. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a la Compañía.

6. Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.

7. Derecho a acceder por los canales señalados para el tratamiento de datos, en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA

2.4. FORMAS DE SUMINISTRAR LA INFORMACION Y AUTORIZACION SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA, ha dispuesto que el titular de los datos, puede suministrar su información a través de los formatos establecidos: Anexo 1- para Terceros: Clientes y Proveedores y Anexo 2 para Empleados, que contiene la información necesaria para el desarrollo de la relación precontractual y contractual o laboral. Dichos formatos contienen la autorización e información de confidencialidad para el manejo y protección de datos.

En el Anexo 1, la solicitud de información que En el Anexo 1, la solicitud de información que SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA, ha establecido, contiene información básica personal de identificación, ubicación, contactos e-mail, régimen tributario, actividad económica del titular de los datos y lo ha denominado REGISTRO / ACTUALIZACIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS DE TERCEROS, dentro del cual se puede establecer si es proveedor o cliente.

En el Anexo 2, para el caso de los empleados, se determina los datos de identificación y ubicación del empleado, email y otros datos personales, así como la conformación del núcleo familiar, datos necesarios para los requerimientos de la seguridad social y se ha denominado REGISTRO, ACTUALIZACIÓN, PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS DE EMPLEADOS.

Como se señala con anterioridad la autorización, puede ser remitida por medio físico o electrónico a cada uno de los terceros, clientes y proveedores y empleados, para que manifiesten de manera directa e inequívoca su deseo de autorizar o no el manejo de datos.

Así mismo, se remitirá a través de medio electrónico, al correo electrónico reportado, en donde se remitirá el formato indicado. De no recibir información expresa sobre la autorización para el manejo de datos, SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA, establece que transcurridos 30 días calendario, sin recibir la autorización, se entiende que a falta de información existe una aceptación tácita y por lo tanto se autoriza el manejo de los datos.

La autorización del Titular de los datos, no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

 e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas y demás datos públicos.

2.4.1 FINALIDADES EN LA SOLICITUD, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para el manejo de los datos personales, SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA, solicitará al titular de los datos, la información y tramitará previamente autorización en donde se da a conocer las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento. Dicha autorización podrá realizarse por medio físico o electrónico.

SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA, en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, recauda de manera permanente datos los cuales pueden ser usados de acuerdo a los siguientes fines:

1. Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de crédito y cobranzas, de mercadeo y ventas.

2. Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, ventas y publicidad.

3. Fortalecimiento de vínculos entre sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados. En relación con lo anterior, SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA podrá ejecutar las siguientes acciones:

1. Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.

2. Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos. Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de solicitud, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.

3. Suministrar la información a terceros, en cumplimiento de las gestiones de Crédito y Cobranzas.

2.5 CANALES DE INFORMACION DE LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS

La política de información de manejo de datos de SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA, puede ser consultada por los terceros, clientes o proveedores, empleados y en general cualquier persona que tenga interés en iniciar o tener vínculo directo o indirecto con SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA, en desarrollo del objeto social de la compañía, en la página web www.saapltda.com.co o puede ser solicitada por correo electrónico a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. o mediante medio físico a la Cr 32 A # 4 A – 54 Primer piso, Bogotá-Colombia -PBX (571) 4768162 CEL (57) 3163687425

2.6 CLASES DE BASES DE DATOS Y ALMACENAMIENTO

SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA ,ha clasificado sus bases de datos de la siguiente forma:

BASE DE DATOS DE PROVEEDORES: Son las bases creadas de terceros que prestan sus productos y / o servicios para SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA, y determinados como una persona o una empresa que abastece materias primas, bienes y servicios útiles para el desarrollo del objeto social.

BASE DE DATOS DE CLIENTES: Terceros con los que SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA, ha desarrollado trato precontractual y contractual, en desarrollo de actividad comercial y frente a los cuales sus datos serán manejados con fines comerciales específicamente.

BASE DE DATOS DE EMPLEADOS, cuenta con información suministrada por la persona contratada a través de una relación laboral exclusiva.

2.7 SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS

SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA, informa que internamente en la compañía se han implementado protocolos de seguridad, de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información, adicional ha implementado e implementara los mecanismos que permitan mantener y evitar la filtración de información a terceros no autorizados para el manejo de datos y que puedan hacer uso indebido de los mismos.

2.8 RESPONSABLE DE LA BASE DE DATOS.

La responsabilidad del manejo y tratamiento de las bases de datos de SISTEMAS AVANZADOS DE ALIMENTACION Y PESAJE LTDA, está en cabeza de su Representante Legal que a su vez establece responsabilidades en sus áreas de apoyo como son: las áreas de Gestión Humana, Contabilidad y Cartera.

2.9 VIGENCIA La presente política rige a partir de Octubre de 2016 con vigencia indefinida

 

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Anexo 1 

Anexo 2